Người tổ chức sự kiện gọi là gì? Làm tổ chức sự kiện sẽ bao gồm gì?

Làm tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những công việc gì?

Xây dựng kết nối với các chuyên viên điều phối sự kiện

Một người không bao giờ gây dựng nên một buổi sự kiện thành công mà không cộng tác cùng một đội ngũ hỗ trợ nào.

Vậy nên, việc xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối, xây dựng kế hoạch, thực thi ở từng khâu không giống nhau là điều bắt buộc mà bất kỳ người tổ chức sự kiện nào cũng cần quan tâm.

Xem thêm 5 lý do tại sao một công việc bán hàng là một khởi đầu tuyệt vời cho sự nghiệp

Tiếp nhận và lên kế hoạch theo đòi hỏi

Khi các sếp hay quý khách hàng yêu cầu một buổi sự kiện, nhiệm vụ của người làm sự kiện chính là đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên ý tưởng sơ khai ban đầu.

Ở bước này, một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có sự sáng tạo và kỹ năng xây dựng kế hoạch tốt để thuyết phục sếp/khách hàng về giải pháp thực thi sự kiện một cách hiệu quả, thành công.

Thuyết trình giới thiệu chiến lược

Và để sếp/khách hàng tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý sự kiện mà họ mong muốn tổ chức một cách thành công, bạn phải thuyết trình chiến lược sự kiện cho họ biết. Điều này bao gồm ý tưởng, đề tài, bảng thống kê dự kiến về số lượt người tham dự sự kiện, mức độ tương tác của khán giả trong từng hoạt động, bảng dự trù kinh phí,…

Một khi bản chiến lược được sửa đổi và đồng nhất, lúc này đây, việc triển khai tổ chức sự kiện cũng khởi đầu đi vào giai đoạn tiến hành.

Cố vấn nhân viên thực thi sự kiện

Một khi được duyệt kế hoạch sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối các chuyên viên thực thi sự kiện một cách đạt kết quả tốt. Đơn cử như sẽ quản trị các đội ngữ dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng, người sắp xếp vị trí ghế ngồi, người đảm nhiệm tiệc ăn – uống cho các khách mời,…

Xem thêm Tổng hợp kiến thức Quản trị Nhân sự và vai trò của nó là gì

Những tố chất “Cần Và Đủ” Của Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Kỹ năng tổ chức và thực hiện công việc nhóm

Với đặc thù công việc đòi hỏi sự trao đổi qua lại, phối hợp giữa các cá nhân trong nhóm và giữa các bộ phận liên quan nên những người làm sự kiện phải hiểu được cách làm việc với tập thể. Kỹ năng tổ chức và thực hiện công việc nhóm giúp họ sắp xếp công việc hợp lý, phân bổ nhân sự ăn nhập và làm chủ tốt các sự cố, nguy cơ có khả năng xảy ra. Việc kết nối các thành viên trong đội nhóm cùng các bộ phận hỗ trợ tốt sẽ góp đầy đủ vào thành công của sự kiện.

Chịu khó và chủ động trong công việc

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề yêu cầu tính chủ động cao. Thường những bạn năng động, có thể xử lý công việc nhanh chóng, hợp lý sẽ ăn khớp hơn. Nghề sự kiện yêu cầu sự hết mình khi thời gian làm việc bận rộn, thất thường để đảm bảo theo kịp tiến độ và chất lượng của công việc đã đề ra. Sự chịu khó và thực hiện công việc có trách nhiệm là điều không thể thiếu của một nhân sự tổ chức sự kiện.

Tính năng xử lý tình huống rất nhanh

Mỗi sự kiện diễn ra đều có thể xuất hiện những vấn đề, sự cố phát sinh. Ngoài nhiệm vụ giám sát các hoạt động diễn ra thì người làm sự kiện còn phải nhạy bén giải quyết những tình huống bất ngờ này. Trước một sự kiện, người tổ chức cần dự trù được những trường hợp có thể xuất hiện và các giải pháp đề phòng hiệu quả.

Kỹ năng sáng tạo và óc thẩm mỹ

Một khối óc sáng tạo sẽ giúp các bạn tổ chức sự kiện tạo được dấu ấn riêng cho chương trình. Việc sáng tạo nhằm cung cấp những ý tưởng đột phá, tạo nên một proposal đầy tính đáp ứng với người dùng và các phương án giải quyết những vấn đề phát sinh hợp lý. Khiếu thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại thiện cảm và ấn tượng cho người tham gia.

Xem thêm Cách thiết kế sân khấu sự kiện ca nhạc ấn tượng

Tạm kết