Mô tả công việc là gì? Các bước xây dựng bản miêu tả công việc 

Mô tả công việc là gì? Bản mô tả công việc là tài liệu nội bộ, mô tả công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm một người khi phụ trách vị trí đó, được xem như sự cam kết giữa đơn vị tuyển mộ, ứng viên, giúp các ứng viên có tinh thần tìm hiểu, mục tiêu sau này. Hãy cùng tìm hiểu về mô tả công việc là gì nhé!!!

Mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc hay thường được gọi là Job Description – JD được biết tới là tài liệu nội bộ, mô tả công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm một người khi phụ trách vị trí đó phải thực hiện cũng như hoàn thiện phần nhiều. Hơn nữa, bản mô tả này còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần tìm hiểu, mục tiêu sau này cho con đường sự nghiệp.

Thực tế bản mô tả công việc được xem như sự cam kết giữa đơn vị tuyển mộ, ứng viên. Khi hai bên đã có sự đồng nhất hợp tác cùng với nhau đồng nghĩa họ phải tôn trọng phần đa số các thông tin công việc, quyền lợi đã trao đổi.

Ngoài ra, bản miêu tả còn là cơ sở để ứng viên hiểu biết, cũng giống như nắm rõ được nhiệm vụ của mình trong tổ chức cũng giống như các thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ phải hoàn thiện. Từ đó, ứng viên rất nhanh nâng cao được hiệu suất công việc khi được nhận vào làm việc.

Nhiệm vụ của miêu tả công việc trong công ty

Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, chính xác có tính quyết định đến chất lượng quá trình tuyển mộ và phân bổ công việc trong công ty. Tầm cần thiết của văn bản này có thể kể đến nhiều nội dung, nhất định như:

• Căn cứ vào bản mô tả, doanh nghiệp đưa đến những thông tin cụ thể hướng đến mục đích tuyển dụng, nhà phỏng vấn tiết kiệm được thời gian sàng lọc ứng viên và phỏng vấn.
• Việc nắm rõ ràng được chi tiết đòi hỏi tuyển mộ giúp doanh nghiệp tìm đúng được ứng viên có thể đảm nhiệm được nội dung của vị trí đó. Nhờ thế mà quá trình huấn luyện nhân sự có thể được rút ngắn và thực hiện đơn giản hơn.

Xem thêm Kế toán là gì? Công việc của kế toán là gì?

Các bước xây dựng bản miêu tả công việc chuẩn và chi tiết

Bước 1: thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin quan trọng về vị trí công việc là công tác trước tiên khi xây dựng bản miêu tả công việc đạt chuẩn. Điều này sẽ trao cho người viết những dữ liệu chuẩn chỉnh nhất về đòi hỏi cũng giống như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện việc hoàn thành công việc.

Các nội dung cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc ăn nhập với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân công.

Bước 2: nắm rõ ràng bối cảnh thực hiện việc hoàn thành công việc

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là nắm rõ ràng bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các nguyên tố sau:

• Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, nắm rõ ràng trách nhiệm giải trình với cấp trên
• Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, nắm rõ ràng ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện việc hoàn thành công việc của người lao động
• Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
• Điều kiện làm việc: cần chú ý đến những yếu tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Xem thêm 5 lý do tại sao một công việc bán hàng là một khởi đầu tuyệt vời cho sự nghiệp

Bước 3: xác định nội dung công việc

Thông tin công việc gồm có các hoạt động chức năng mà nhân viên phải tiến hành để hoàn thành mục tiêu công việc.

Bước 4: nắm rõ ràng các yêu cầu đối với công việc

Nắm rõ ràng những đòi hỏi đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên gồm có những khía cạnh sau:

• Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn quan trọng cho việc thực hiện nhiệm vụ
• Kỹ năng: tính năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thực hành các bước, có thể làm được thông qua đào tạo)

Bước 5: nắm rõ ràng quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thành quy trình xây dựng bản miêu tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây chính là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã nói đến ở thông tin bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê phần đa số nhằm bảo đảm lợi ích cho người thực hiện việc hoàn thành công việc.

Mức độ cần thiết của bản mô tả công việc

Bất kỳ đơn vị tổ chức sử dụng lao động nào cũng cần có bản mô tả công việc. Đây chính là tài liệu rất quan trọng để mô tả công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm theo từng vị trí cụ thể. Từ đấy, bản miêu tả sẽ tạo nhiều thuận lợi cho cả doanh nghiệp cũng giống như ứng viên nắm bắt, triển khai theo nhu cầu riêng của từng đối tượng mục tiêu.

Mọi công tác ảnh hưởng tới hoạt động tuyển dụng nhân sự, bàn giao công việc đều có liên hệ mật thiết tới bản mô tả công việc. Mục đích cài đặt và xây dựng bản miêu tả công việc là đưa ra các hướng dẫn cho các lao động, cấp quản lý trong hoạt động quản lý nguồn nhân công của đơn vị doanh nghiệp.

Xem thêm Mô tả công việc trưởng phòng kế hoạch sản xuất

Tạm kết