Bên cạnh trách nhiệm , mỗi nhân viên trong công ty cần được làm việc đúng với vị trí của mình. Thế nhưng, đa phần nhà lãnh đạo thường khá lúng túng khi giao việc bởi vì họ lo sợ quyền hạn vượt quá phạm vi công việc cần làm hoặc nhân viên chưa đủ kinh nghiệm. Trong nội dung sau đây, chúng tôi sẽ sẻ chia cho bạn bí quyết phân chia công việc cho nhân viên một cách hoàn hảo nhất.
Bí quyết phân chia công việc là gì?
Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý. Số nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và nhận xét nhân viên một cách hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy sự minh bạch trong vai trò và trách nhiệm sẽ có tác động đến sự ưng ý, gắn kết và hiệu năng làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp. Hơn nữa, sự phân chia công việc bài bản sẽ khiến cho nhân viên không bị mất động lực thực hiện công việc cũng như tâm lý căng thẳng.
XEM THÊM Tổng hợp sách self help hay nhất mọi thời đại
Để phân công công việc hiệu quả, đầu tiên, người lãnh đạo cần nắm rõ ràng rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ. Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những vai trò nào cũng như cách thực hiện những vai trò này. Hơn nữa, nhà quản lý cũng nên nói mình mong muốn ra sao khi nhân viên thực hiện công việc, kết quả cuối cùng như thế nào. Điều này không những giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.
Đưa rõ ra mục tiêu công việc rõ ràng
Là người có nhiệm vụ quản lý, công thức phân chia công việc cho nhân viên mà bạn cần lưu ý đấy là cố gắng phân chia công việc một cách có mục tiêu, khiến cho họ hiểu được mục tiêu, định hướng cụ thể. Bạn hãy dành ra thời gian trao đổi rõ với từng người về dự án, trình bày cho nhân viên hiểu công việc của họ ra sao.
Bạn cần chỉ ra một mục tiêu bài bản cho nhân viên
Với cách này, các thành viên tham gia trong lúc thực hiện mục tiêu có thể định hình cho mình những phong cách riêng, xem công việc nào phù hợp với khả năng của mình. Chỉ khi nhân viên đã hiểu hiểu rõ công việc của mình thì mục đích chung mới được thực hiện đơn giản.
TẬP TRUNG TRUYỀN ĐẠT NHIỆM VỤ
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình phân công nhiệm vụ hiệu quả nhưng cuối cùng nhân viên lại không thành công? Sau đấy, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra nguyên nhân là do nhân viên không hiểu cụ thể hết những kỳ vọng của bạn.
Bạn có từng vừa trò chuyện với đồng nghiệp vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra mail và nhắn tin trong buổi họp không?
Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi tất cả mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu như việc bạn đang nói tới có nguy cơ cao hay cung cấp lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi hoạt động khác để chú ý vào nhiệm vụ người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc
Để bảo đảm tiến độ hoàn thiện công việc kịp thời cũng như bảo đảm nhân viên không lơ là hay vượt quyền, các nhà quản lý cần chú ý kiểm tra, giám sát công việc.
Bạn hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện việc đã giao, nhưng tuyệt đối không hỏi nhân viên theo từng giờ hoặc nhiều lần trong 1 ngày. Nếu như công việc được thực hiện trong 1 tuần, hãy kiểm tra tiến độ sau 3 ngày.
Khi hỏi về tiến độ công việc nhà quản lý cũng nên tế nhị, không nên sử dụng các câu hỏi mang ý nghĩa ra lệnh. Thay vì hỏi: “Anh/ chị đã làm xong việc chưa?” bạn hãy hỏi “Tiến độ công việc thế nào?” Nhằm tránh gây sức ép hoặc cảm xúc không được tin tưởng, ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên.
Trao quyền cho nhân viên
Hãy trang bị cho nhân viên những kiến thức, kĩ năng và các công cụ cần thiết để họ có thể không những làm tốt công việc của mình, mà còn có thể xử lý những công việc ngoài phạm vi của họ, nhất là những yếu tố ảnh hưởng đến các yêu cầu của khách hàng.
Khi nhân viên được trao quyền, họ không cần phải tìm đến các cấp cao hơn, mà còn chủ động xử lý các vấn đề phát sinh. Họ sẽ có được sự tự do để hành động và gánh chịu hậu quả về kết quả. Khi mắc phải sai lầm, họ cũng chủ động tìm mọi cách để khắc phục.
Cung cấp cho nhân viên toàn quyền quyết định công việc
XEM THÊM Quản lý nhân sự là gì? Các công việc quản lý nhân sự hiện nay
Tỏ rõ uy nghiêm đúng lúc trong công việc với cấp dưới
Trong công việc, với tư cách là một nhà quản lý, bạn phải cần thể hiện được uy nghiêm của mình, tuy nhiên mọi thứ cần ở cấp độ vừa phải, thích hợp và đúng lúc. nhất định là trong công việc thường ngày, bạn nên duy trì thái độ thân thiện, giúp đỡ cấp dưới hết lòng như những người bạn. Tuy nhiên, khi nhân viên làm sai, nhà lãnh đạo cần nghiêm túc cảnh cáo và xử phạt nghiêm minh để làm gương cho các nhân viên khác và giúp cấp dưới tránh tái phạm lần sau.
Giúp các nhân viên thấu hiểu lẫn nhau
Khi nhân viên làm việc cùng nhau, dù là ở trong một nhóm hay đơn giản là trong một phòng ban thì ai cũng cần biết các kỹ năng mềm nào, kinh nghiệm nào là cần thiết và ai có thể giúp đỡ mình hoàn thiện vai trò. Khi mà các thành viên có sự hiểu biết về điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của các thành viên khác trong nhóm thì thường sẽ dễ hiểu được vai trò, trách nhiệm của từng người và cả nhóm. Bởi vậy, quản lý cũng sẽ dễ dàng giao việc nếu mọi hiểu họ thích hợp với nhiệm vụ nào và họ cần làm nội dung gì.
QUỐC BẢO – TỔNG HỢP
Tham khảo: careerlink.vn, acabiz.vn, vn.joboko.com, blog.trginternational.com
