Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, bởi vậy trước khi làm việc gì bạn cần có chiến lược cụ thể để quản lý thời gian một cách bài bản nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên phần đông người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho hợp nhất. Vậy thời gian cần thiết thế nào và Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian thế nào ?.
Quản trị thời gian Là Gì?
Quản lý thời gian là hành trình xây dựng kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động nhất định, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục đích đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian dùng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được nhận xét dựa trên kết quả công việc tạo ra, không dựa trên thời gian hoàn thiện nhanh hay chậm.
Để tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn cần phải trả lời được 3 vấn đề quan trọng: quy trình quản trị thời gian, tầm cần thiết của quản lý thời gian trong công việc và cách áp dụng kỹ năng quản ký thời gian tại công sở.
Xác định rõ mục tiêu
Xác định rõ mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục đích rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đấy. Đương nhiên việc để thực hiện được việc đấy bắt buộc bạn phải lên Lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách phung phí.
XEM THÊM Kỹ năng quản lý bản thân hiệu quả
Liệt kê những công việc cần phải làm
Lên danh sách ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. điều này có thể giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải thực hiện công việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đấy.
Sắp đặt công việc theo trình tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào cần thiết cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thiện đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
Việc sắp đặt kiểu này giúp cho bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn bảo đảm những công việc khác vẫn được xử lý đúng thời hạn.
XEM THÊM Quản lý tài chính cá nhân hiệu quả
Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
– “Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự quan tâm ngaytức thì của bạn, tuy nhiên bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã biến thành vấn đề.
– “Công việc quan trọng” là nếu như không làm – chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Ví dụ:
- Giải đáp điện thoại là khẩn cấp: Nếu như bạn không nhấc máy, người gọi sẽ không làm được mục đích của mình và bạn cũng không hề biết tại sao họ gọi. Tuy vậy, đó có thể cuộc gọi từ nhân viên tư vấn bảo hiểm hay nhà đất – thường là không cần thiết.
- Gặp nha sĩ thường xuyên là rất quan trọng: Nếu như không làm điều này bạn có thể bị bệnh nướu răng hoặc các vấn đề sức khỏe răng miệng khác. thế nhưng đến nha sĩ cũng không phải việc khẩn cấp. Nhưng nếu như để quá lâu nó có thể trở nên khẩn cấp, bởi vì bạn có thể bị đau răng và cản trở mọi công việc khác ngay lúc ấy.
- Đón con đi học vừa khẩn cấp vừa quan trọng: nếu như bạn không đến đúng lúc, chúng sẽ đợi ở sân chơi hoặc lớp học và lo lắng về việc bạn đang ở đâu. Bạn cũng không làm chủ được những nguy hiểm xung quanh nếu để con một mình quá lâu.
- Đọc email hài hước hoặc lướt Facebook chẳng phải là khẩn cấp cũng không quan trọng: Hoàn toàn có thể bỏ qua mà không cần phân vân.
Tuy vậy hãy nhớ rằng, sức khỏe của bạn là mấu chốt. Chỉ vì bạn có nhiều việc phải làm không nghĩa là việc tập thể dục, đi bộ 10 phút hoặc dành ra thời gian để ăn đúng cách là không quan trọng. Không nên bỏ qua sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của bạn để ủng hộ các hoạt động “khẩn cấp” hơn.
Đối phó với “kẻ cắp thời gian”
“Kẻ cắp thời gian” không xảy ra trong phim hoạt hình hay viễn tưởng, nó tồn tại ngay trong cuộc sống của con người và việc đối phó với nó lại chẳng hề đơn giản. Trong khi mà bạn đang nỗ lực hoàn thành những mục đích đã đặt ra thì những vấn đề làm bạn sao lãng lại xảy ra liên tục.
Những “kẻ cắp thời gian” này có thể là bất cứ thứ gì, chẳng hạn mạng xã hội, khách hàng đi qua hỏi chuyện, những cuộc điện thoại tán gẫu,… Vậy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong trường hợp này là:
- Xác định chính xác “kẻ cắp thời gian” là ai, cái gì?
- Hãy thử tưởng tượng cuộc sống của bạn sẽ như thế nào nếu như “kẻ cắp thời gian” bị loại bỏ?
- Xây dựng kế hoạch đối phó với từng vấn đề
- Quyết tâm xử lý triệt để những “kẻ cắp thời gian” đấy
Đối phó với “kẻ cắp thời gian”
QUỐC BẢO – TỔNG HỢP
Tham khảo: careerlink, resources, mindalife
