Không gian làm việc số là một xu hướng mới trong giới quản trị quốc tế và cũng có rất nhiều nền tảng/ứng dụng cả trong nước và quốc tế cung cấp giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp trong lĩnh vực này. GapoWork – một cái tên mới trong nhóm ứng dụng dành cho doanh nghiệp có đặc điểm gì nổi trội hơn so với những nền tảng cho doanh nghiệp trên thị trường?
Không gian làm việc số là gì?
Trong những năm trở lại đây, trước xu thế chuyển dịch tất yếu sang nền kinh tế đổi mới, các doanh nghiệp không còn đặt lợi nhuận làm ưu tiên số một nữa, mà thay vào đó là năng lực đổi mới sáng tạo của hệ thống; trải nghiệm tích cực và môi trường làm việc bền vững cho nhân sự. Đại dịch COVID-19 dẫn đến một thực trạng là đa số nhân sự phải làm việc từ xa, thói quen trao đổi thông tin truyền thống đứt gãy, chất lượng và tiến độ công việc đều sụt giảm… doanh nghiệp gánh thêm nhiệm vụ cải thiện, đồng nhất môi trường làm việc cả online và offline.
Lúc này, Không gian làm việc số – hay Digital workplace được coi là giài pháp cho các vấn đề:
Ứng dụng công nghệ thúc đẩy giao tiếp và cộng tác trong tổ chức
Gắn kết các nhân sự ở nhiều địa điểm làm việc khác nhau và xây dựng văn hóa chung cho doanh nghiệp
Hợp nhất phần lớn các ứng dụng phục vụ nghiệp vụ công việc
Nhanh chóng tiếp nhận thông tin từ những nhân viên tuyến đầu – những người trực tiếp làm việc với khách hàng
Theo định nghĩa của Deloitte, Không gian làm việc số (Digital Workplace) là tập hợp của mọi phần mềm, giải pháp công nghệ mà một nhân sự cần để hoàn thành tốt công việc của mình.
Một số giải pháp không gian làm việc số trên thế giới
Workplace from Meta
Workplace form Facebook là một nền tảng giúp kết nối mọi người trong một tổ chức bằng cách sử dụng các tính năng quen thuộc của Facebook như Trò chuyện, gọi điện video, bài đăng và Nhóm. Nền tảng còn cho phép tích hợp với các công cụ kinh doanh mà doanh nghiệp đang sử dụng thông qua cổng API.
Các lợi ích chính của việc sử dụng Workplace từ Meta
Workplace from Facebook cung cấp các công cụ để giao tiếp và cộng tác thành công.
News Feed được cá nhân hóa hiển thị thông tin có liên quan và có sẵn và cập nhật thông tin đó theo thời gian thực, đảm bảo người dùng luôn quan tâm đến tất cả các dự án.
Người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi thoại, gọi video, live stream với đường truyền ổn định, giúp mở rộng các kênh thông tin cũng như nâng cao tinh thần đồng đội..
Workplace from Facebook có sẵn bản ứng dụng trên iOS và Android để người dùng có thể sử dụng để kết nối và nhận thông báo mọi lúc mọi nơi.
Google Workspace
Google Workspace kết hợp tất cả các công cụ cộng tác quen thuộc của Google và kết hợp chúng trong một bộ “all-in-one” để có thể cùng lúc sử dụng các ứng dụng. Danh sách ứng dụng bao gồm: Gmail, Hangouts, Lịch, Google+, Drive, Sites, cùng với Google Tài liệu, Trang tính, Biểu mẫu và Trang trình bày. Việc quản lý các ứng dụng này do Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google và Google Vault cung cấp.
Các lợi ích chính của việc sử dụng Google Workspace
Truy cập tất cả các ứng dụng của Google mọi lúc, mọi nơi từ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại.
Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google để quản lý tất cả dữ liệu công ty, thiết bị di động, địa chỉ email và cài đặt bảo mật.
Tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn bằng cách lên lịch sự kiện trong lịch dùng chung, gửi lời nhắc tới Gmail, tham gia cuộc họp video với Hangouts và chia sẻ bản trình bày bằng Trang trình bày.
Chia sẻ, cộng tác và nhận xét về tài liệu văn bản, bản trình bày và bảng tính bằng Google Drive.
Xây dựng nhiều trang web dự án bằng cách chọn từ hàng trăm mẫu được tạo sẵn.
Sử dụng Google Vault để lưu trữ email và cuộc trò chuyện, khám phá thông tin điện tử và xuất email và cuộc trò chuyện.
Workvivo
Workvivo là một nền tảng giao tiếp nhân viên với giao diện chỉn chu giúp các công ty dễ dàng kết nối, gắn kết nhân viên của tổ chức, mọi lúc mọi nơi. Giải pháp tập hợp các tính năng của mạng xã hội nội bộ và ứng dụng nghiệp vụ dành cho nhân viên trên một nền tảng.
Các lợi ích chính của việc ứng dụng Workvivo
Kết nối tất cả các ứng dụng phục vụ công việc hàng ngày trên một cổng điều khiển trung tâm
Cung cấp các tính năng giúp thúc đẩy văn hóa và sự công nhận trong doanh nghiệp
Mang lại trải nghiệm mượt và dễ dàng cho mọi đối tượng sử dụng
GapoWork – Giải pháp Không gian làm việc số phù hợp cho doanh nghiệp Việt
Mặc dù các nền tảng Digital Workplace trên thế giới đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc số của các doanh nghiệp và cũng được nhiều đơn vị uy tín thế giới sử dụng, tuy nhiên với một môi trường doanh nghiệp có tính bản địa hóa cao như ở Việt Nam, cùng định hướng quản trị đề cao tính linh hoạt, một giải pháp Không gian làm việc số được sáng tạo bởi người Việt là một lựa chọn đáng lưu tâm.
GapoWork là giải pháp Digital Workplace Make in Vietnam tuy mới ra mắt 1 năm nhưng đã chinh phục được khá nhiều khách hàng lớn, như BIDV, EVN, Yody, Edufit, Teky, Mạng lưới Thầy thuốc Đồng hành… Lý do bởi:
20+ tính năng tích hợp
GapoWork là một trong những Platform đi đầu trong việc kết hợp tất cả các tính năng trên một nền tảng với mục đích nhằm:
Tối ưu kết nối cho doanh nghiệp: Mang đến một hệ sinh thái nơi tất cả các nhu cầu cần thiết trong một doanh nghiệp thực tế được tối ưu và cung cấp trên một nền tảng duy nhất dựa trên nền tảng số.
Quy hoạch được các luồng thông tin: Tất cả các hoạt động trong tổ chức từ chia sẻ thông tin, giao tiếp giữa các đội ngũ, giao việc, truyền thông nội bộ, phát triển văn hoá… đều được diễn ra trên một nền tảng duy nhất.
Bảo mật: Hệ thống giám sát bảo mật vận hành 24/7 bởi những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực An toàn thông tin đã được chứng nhận. Doanh nghiệp có thể tin tưởng các thông tin về cá nhân, dự án đều được giữ an toàn, riêng tư với độ bảo mật cao, tuyệt đối không có hiện tượng rò rỉ, chia sẻ cho bên thứ 3.
Giao diện thân thiện
Giao diện của GapoWork được tỉ mỉ nghiên cứu, thiết kế để có thể phù hợp với các đối tượng với lứa tuổi khác nhau:
Màu sắc giao diện được thiết kế hài hoà, hợp mắt
Giao diện linh hoạt trên cả máy tính lẫn các thiết bị di động
Font chữ Inter phổ biến hiện nay, cỡ chữ vừa phải, được thiết kế có điểm nhấn nhá, dễ đọc.
Các tính năng được thiết kế hợp lý, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
GapoWork có tích hợp cả trên Web và cả trên ứng dụng, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và tải về trên Appstore hay CH Play để sử dụng.
Kết nối ổn định
GapoWork đang được hơn 500 đối tác trên toàn quốc tin tưởng sử dụng và được đánh giá là một trong những nền tảng có kết nối ổn định nhất hiện nay. Điều này đã được chứng minh bởi một số khách hàng lớn có số lượng nhân viên, công tác viên tham gia sử dụng đồng thời nền tảng một lúc cao, điển hình có thể kể đến như:
GapoWork hỗ trợ không gian làm việc cho hơn 13.000 tình nguyện viên của Mạng lưới Thầy thuốc Đồng hành
Đại học Thái Bình lựa chọn GapoWork để tạo dựng không gian số cho hơn 3.000 sinh viên và giảng viên của trường trong thời điểm đại dịch Covid-19 bùng phát.
GapoWork đã và đang giải quyết bài toán kết nối nhân sự cho 600 phòng giao dịch trên toàn quốc của hệ thống tài chính cá nhân F88
Các tính năng nổi trội của GapoWork so với các nền tảng khác
Tích hợp Zoom
Zoom là một phần mềm gọi video được thiết kế bởi Eric Yuan và phát triển bởi Zoom Video Communications. Đây là một trong những ứng dụng gọi video, xây dựng cuộc họp trực tuyến được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Với việc hợp tác với Zoom, GapoWork cung cấp tính năng họp nhóm trực tuyến tốt và toàn diện ngay trên nền tảng. Các cuộc họp trực tuyến chưa bao giờ tổ chức dễ và hiệu quả đến vậy với những tiện ích được tích hợp trong tính năng họp nhóm: Số lượng người được cho phép lên đến 300, cho phép ghi âm/ghi hình, không gian lưu trữ lớn trên đám mây, chất lượng video full HD, dễ dàng sử dụng và vận hành.
Sơ đồ tổ chức
Tính năng này cung cấp đầy đủ các thông tin về tên, chức vụ, chuyên môn, phòng ban trong bộ máy thực tế giúp người sử dụng trên GapoWork dễ dàng quản lý, tìm kiếm, liên lạc, nhận biết những thành viên khác.
Chat
Tính năng chat trên GapoWork được thiết kế một cách chuyên biệt dành cho các tổ chức, doanh nghiệp… từ đó tạo ra một môi trường lý tưởng cho các thành viên trao đổi với nhau ở bất cứ nơi đâu, tại bất kỳ thời điểm nào.
Các tin nhắn của bạn sẽ không bị gián đoạn bởi các tin nhắn ngoài luồng khác, từ đó giúp cải thiện hiệu quả công việc.
Sử dụng nền tảng này, bạn có thể gửi, chia sẻ và nhận file ở tốc độ cao với dung lượng lên tới 4GB.
Trong mỗi nhóm chat đều đã tích hợp sẵn các tính năng họp Zoom, khảo sát ý kiến, thư viện lưu trữ… giúp các thành viên linh động hơn trong quá trình sử dụng.
Tính năng ghim không giới hạn số lượng
Hệ thống thư viện cảm xúc và nhãn dãn đa dạng
Tốc độ truyền tải nhanh gần như tức thì.
Nhóm cộng tác
Với GapoWork, bạn có thể dễ dàng liên kết nhóm với nhóm chat của bạn một cách đơn giản – thuận tiện, giúp cho việc giao tiếp và kết nối giữa các thành viên trở nên thuận tiện hơn. Sau khi liên kết, tên và các thành viên nhóm sẽ được tự động đồng bộ sang nhóm chat liên kết. Ngược lại, khi một thành viên bị xóa hoặc bị chặn khỏi nhóm thì thành viên đó cũng sẽ tự động bị xoá hoặc chặn khỏi nhóm liên kết.
Trên đây là tổng hợp những điểm nổi trội của GapoWork so với các nền tảng dành cho doanh nghiệp khác trên thị trường. Mong rằng những thông tin chia sẻ vừa rồi hữu ích đối với bạn.
