Kỹ năng của một thư kí chuyên nghiệp, vị trí thư ký là một vị trí khó lòng không đủ đối với bất cứ một đơn vị nào đấy. Vậy nếu như các bạn muốn trở thành một thư ký chuyên nghiệp thì bạn cần có thể có những kỹ năng nào? Cùng tìm hiêu quả bài viết dưới đây nhé.
Kỹ năng của một thư kí chuyên nghiệp
Kỹ năng của một thư kí chuyên nghiệp gửi và nhận email
Email chiếm một vị trí đặc biệt trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao dịch, nó đã trở nên một công cụ ăn nói văn phòng. Tuy vậy, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gởi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ email, đều đặn dọn dẹp hộp thư của mình, cài đặt chế độ giải đáp tự động là một vài những bí quyết thư điện tử được dùng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.
Xem thêm :Những kỹ năng chăm sóc khách hàng tạo được sự thành công
Kênh social
Mạng xã hội không những là một công việc tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa – nhiều doanh nghiệp đang nắm thu thập nó như là công cụ kinh doanh online mãnh liệt và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ biết làm cách nào để giao tiếp trên toàn bộ các kênh social rộng rãi nhất – Facebook, Twitter và LinkedIn để cho hoạt động của mình được hiệu quả và mau chóng.
Chia sẻ thông tin qua Skype
Điện thoại thường thường không để lại là một công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại online (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để làm cho thông tin liên hệ của họ tốt hơn.
Các dịch vụ như Skype bổ sung vô số công dụng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, share tập tin và nhiều hơn nữa. Ngày nay một thư ký phải làm tốt việc thiết lập cuộc gọi Skype, giải quyết với các phần cứng có sự liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua website.
Kế hoạch tổ chức sự kiện Trực tuyến
Tổ chức sự kiện Trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – gồm có các hoạt động có sự liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của người sử dụng . Toàn bộ các việc đặt phòng, đặt vé có khả năng được làm online, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp phù hợp hơn và đạt kết quả tốt.
Kỹ năng của một thư kí chuyên nghiệp một người thư ký phải làm tốt việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc chụp ảnh). Ngoài ra, họ còn có thể dùng công cụ lịch Trực tuyến để chắc chắn bảo đảm rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được cập nhật từng ngày.
Xem thêm: Phát triển kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp giúp bạn dễ dàng thành công
Kỹ năng giao tiếp tốt là điều không thể thiếu
- Kỹ năng ghi nhận nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
- Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
- Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc lãnh đạo cấp cao cơ quan, tổ chức.
- Ứng xử đúng đắn, lịch sự, hài hoà với những người xung quanh và biết tự kiềm chế mình
- Tinh ý, sáng tạo, biết lắng nghe những lời khuyên phù hợp trong mọi trường hợp
- Có thể nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…
- Nhân sự thư ký văn phòng cần có kiến thức sâu rộng rộng về xã hội và biết thích nghi với mọi hoàn cảnh
- Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
- Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
Kỹ năng tin học văn phòng
Đối với một nhân viên thư ký bạn không hẳn phải giỏi các kỹ năng về máy tính. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm được cơ bản sử dụng Word, Excel, powerpoint để biên soạn văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,..Để hạn chế việc lúng túng trong việc dùng máy tính khiến giám đốc, cộng sự nhận xét thấp khả năng thực hiện công việc, bạn cần phải cung cấp cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính.
Sắp đặt các chuyến đi công tác cho cấp trên
- Kỹ năng của một thư kí chuyên nghiệp phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: mục tiêu của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
- Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
- Đặt vé phương tiện giao thông
- Đặt khách sạn: cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, cái giá, phương thức đặt
- Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
- Tạm ứng và quyết toán chi phí.
Xem thêm :Tầm quan trọng của kinh nghiệm làm việc
Qua bài viết trên đây của quantrinhansu.vn, đã cung cấp cho bạn các thông tin về kỹ năng của một thư kí chuyên nghiệp cần nên có. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( giaiphapdaotaovnnp.edu.vn, leanhhr.com, … )
