Cách làm báo cáo thống kê là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề cách làm báo cáo thống kê. Trong bài viết này,quantrinhansu.vn sẽ viết bài viết cách làm báo cáo thống kê mới nhất 2020.
Hướng dẫn cách làm báo cáo thống kê mới nhất 2020
Trong công việc chúng ta thường gặp phải yêu cầu về lập báo cáo chi tiết để có thể theo dõi được content cụ thể, chỉ liên quan riêng tới 1 phân khúc cụ thể cần báo cáo. mục đích để tách riêng dữ liệu liên quan tới phân khúc cần báo cáo để giúp đo đạt, nghiên cứu những dữ liệu đó. Kỹ thuật lập báo cáo chi tiết cũng là một kỹ thuật cao, đòi hỏi nhiều yếu tố về:
- Trình bày báo cáo khoa học, bắt mắt trong excel
- hướng dẫn để quét nội dung báo cáo từ dữ liệu ban đầu ở bảng kê theo đúng điều kiện lập báo cáo
Sau đây chúng ta cùng nghiên cứu về 1 cách thức giúp việc lập báo cáo chi tiết trở nên rất đơn giản và thuận tiệnthông qua ví dụ sau:
Chúng ta có 1 bảng kê thông tin bán hàng của từng mặt hàng theo các ngày (Bảng A2:E12), trong đó đã được bố trí theo thứ tự cột Tên mặt hàng.
YÊU CẦU
Lập báo cáo chi tiết cho từng mặt hàng (vùng G1:J12), biết rằng khi refresh tên hàng thì báo cáo sẽ tự động thay đổi nội dung tương ứng với mặt hàng đó.
mẹo THỰC HIỆN
BƯỚC 1: TẠO danh mục chọn TÊN MẶT HÀNG
Ở bảng kê bán hàng có 3 mặt hàng là Hàng A, Hàng B, Hàng C. vì vậy chúng ta đủ sức tạo danh mục lựa chọn tên mặt hàng tại ô H2 như sau:
lựa chọn tab Data / Data Validation
Trong bảng Data Validation:
- Mục Allow chúng ta lựa chọn list
- Mục Data nhập nội dung giống như sau: Hàng A, Hàng B, Hàng C
nhấn ok
Khi đó chúng ta tại ô H2 chúng ta có thể lựa chọn tên hàng theo mục lục gồm 3 mặt hàng này.
BƯỚC 2: cách thức lấy DỮ LIỆU VÀO BÁO CÁO
Căn cứ vào vị trí tên hàng xác định được ở trên, get các content gồm: Ngày, Tên nhân viên, tỉ lệ, thành tiền tương ứng theo mặt hàng đó => sử dụng hàm OFFSET
Bởi vì hiệu quả trả về là 1 mảng dữ liệu nên chúng ta cần sử dụng tới phương pháp mảng.
Khi viết phương pháp mảng, chúng ta chọn toàn bộ vùng sẽ thể hiện kết quả (G5:J12), sau đó nhập mẹo và kết thúc mẹo này chúng ta sẽ sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter
Cấu trúc hàm OFFSET gồm:
=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
- references: Tên hàng được lựa chọn để lập báo cáo tại ô H2 trùng với tên hàng trong cột A => đủ nội lực dùng hàm Index+Match để dựng lại vị trí nào ở cột A hiệu quả đúng
- row: số loại bắt đầu tính từ kết quả, ở đây tính tại dạng đầu tiên xuất hiện tên hàng nên row = 0
- cols: Số cột khởi đầu tính từ hiệu quả, ở đây get kết quả kể từ cột B tới các cột khác (cột B phương pháp cột A là 1 cột) nên cols = 1
- Độ to của vùng cần lấy bởi hàm OFFSET sẽ là:
+) Height (số dòng): Bằng số loại có Tên hàng tại H2 trùng với cột Tên hàng => sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện tên hàng này
+) Weight (số cột): ở đây báo cáo chi tiết cần 4 cột, do đó get 4 cột tương ứng theo tên hàng này.
Trong đó:
- Hàm Index + Match được viết như sau:
INDEX($A$3:$A$12,MATCH($H$2,$A$3:$A$12,0))
- Hàm COUNTIF được viết giống như sau:
COUNTIF($A$3:$A$12,$H$2)
mẹo hoàn chỉnh là:
=OFFSET(INDEX($A$3:$A$12,MATCH($H$2,$A$3:$A$12,0)),0,1,COUNTIF($A$3:$A$12,$H$2),4)
Chúng ta hiệu quả như sau:
BƯỚC 3: cách BẪY LỖI
Khi dùng phương pháp OFFSET cho vùng bảng G5:J12, tên hàng là Hàng A, chúng ta thu được 4 loại kết quả tương ứng theo bảng kê. giống như vậy là hiệu quả vừa mới đúng.
Nhưng vùng bảng G5:J12 có tới 8 loại. Vậy những dạng thừa sẽ xuất hiện lỗi #N/A
Để bẫy lỗi này, k để lỗi hiển thị thì chúng ta sử dụng giống như sau:
sử dụng tính năng Conditional Formatting:
- chọn tất cả bảng tính từ G5:J12
- Trong tab Home > lựa chọn Conditional formatting > lựa chọn New Rule
- Mục Select a Rule Type chọn Format only cells that conain
- Mục Format only cells with chọn Errors
Chúng ta sẽ thiết lập định hình cho các ô có chứa lỗi trong vùng bảng này trong mục Format > lựa chọn màu chữ là màu trắng
nhấn ok và chúng ta sẽ thu được hiệu quả như sau:
NHỮNG ĐIỀU CẦN note
- Do hàm OFFSET lấy ra hiệu quả là 1 mảng liền nhau, do đó dữ liệu trong bảng kê (phần nguyên liệu để lập báo cáo) sẽ phải được sắp xếp theo thứ tự theo tên hàng
- Các cột hiệu quả trong báo cáo chi tiết sẽ lấy tương ứng theo vị trí trong bảng kê tương ứng theo vị trí cột tên hàng. thành ra tùy theo vị trí các vùng dữ liệu cần lấy trong báo cáo chi tiết mà chúng ta đủ sức thiết lập các tham số: Row, Cols, Height, Weight trong hàm offset cho thích hợp. Để thuận lợi hơn khi làm việc này thì chúng ta đặt các cột kết quả liền kề nhau, tránh việc cột điều kiện lập báo cáo (tên hàng) nằm xen giữa các cột kết quả.
Nguồn: https://blog.hocexcel.online/
