Công tác lưu trữ là gì? Tại sao có công tác lưu trữ?

Khi xã hội tăng trưởng, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc phân phối thông tin để giúp cho cho lao động, sản xuất và công tác thống trị đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin quan trọng để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những trải nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. cung cấp nhu cầu đó, con người đang chế xây dựng các vật liệu, phương tiện có mức độ ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều hướng dẫn thể hiện không giống nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản vừa mới trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các event, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và thống trị thế giới. do vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của ebook nói chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ ebook để phục vụ nhu cầu dùng và coi nó như một loại tài sản quý giá.

Theo phương pháp hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những ebook có trị giá được lưu lại, giữ lại để cung cấp nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, giúp sức đời sống xã hội.. giống như vậy, ebook lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. ý kiến về ebook lưu trữ càng ngày càng có sự chuyển đổi nhất định thêm vào với thành công của xã hội con người. cho đến nay, theo nghĩa chuyên ngành ebook lưu trữ được khái niệm như sau:

ebook lưu trữ là bản chính, bản nguồn của những ebook có giá trị được chọn từ trong tất cả khối ebook tạo dựng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác giúp sức cho các mục tiêu chính trị, kinh tế, kiến thức, khoa học, lịch sử… của toàn không gian.

ebook lưu trữ là bản chính, bản gốc của ebook được in trên giấy, phim, hình, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật đưa tin khác, trong trường hợp k còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

1.1 tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:

– content của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng.

– ebook lưu trữ có tính chuẩn xác cao. ebook lưu trữ gần như được sinh ra song song với các event, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao. tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của ebook. Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì đủ nội lực sử dụng bản sao có trị giá giống như bản chính thay thế. ebook lưu trữ là văn bản thì cần phải có đầy đủ các thành phần thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước. Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính thành ra ebook lưu trữ mãi mãi được con người khai thác và sử dụng.

– tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. vì vậy ebook lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì k gì có thể thay thế được.

– tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất thống trị. Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, dùng theo những quy định của pháp luật.

1.2 Các loại tài liệu lưu trữ

tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại ảnh phong phú và đa dạng. Để quản lý một mẹo khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại ảnh tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích nghi để cai quản tốt từng loại ebook lưu trữ. hiện tại, căn cứ vào các vật đưa tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học vừa mới phân chia ebook lưu trữ ra một số loại ảnh cơ bản như: tài liệu hành chính, ebook khoa học – kỹ thuật, ebook nghe Quan sát, ebook điện tử…

tài liệu hành chính: là những văn bản có content phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, kiến thức, quân sự… ebook hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở VN, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và hiện nay tài liệu hành chính là nền móng các văn bảo cai quản nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, plan, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm phần trăm lớn trong các lưu trữ hiện nay.

ebook khoa học – kỹ thuât: là loại ebook có content phản ánh các hoạt động về tìm hiểu khoa học; phát minh sáng chế; design, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; design và chế tạo các loại món hàng công nghiệp; điều tra, thăm dò tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ… tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: ebook pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu phù hợp, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ design thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa….

tài liệu nghe nhìn: là ebook phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú không giống bằng hướng dẫn ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một mẹo cuốn hút sinh động, thu hút được sự để ý của con người. ngày nay, khối tài liệu này chiếm vị trí cần thiết trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. tài liệu nghe Quan sát gồm có các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt ảnh, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong tiến trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, một mình khi dùng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ ebook. ebook điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. giống như vậy, ebook lưu trữ điện tử đủ nội lực bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin.

Ngoài bốn loại ảnh ebook chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những ebook phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại ebook này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ bàn bạc và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

ebook lưu trữ dù ở loại ảnh nào cũng làm vai trò cần thiết trong việc phân phối thông tin giúp sức hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị, một mình song song góp phần giúp cho các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong công cuộc xây dựng và phát triển quốc gia.

2. Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước gồm có tất cả những chủ đề lý luận, thực tế và pháp chế liên quan tới việc đơn vị khoa học, bảo quản và đơn vị khai thác, dùng có kết quả ebook lưu trữ giúp sức công tác thống trị, công tác tìm hiểu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng không giống của các cơ quan, tổ chức, một mình.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc thống trị, bảo quản và đơn vị dùng ebook để phục vụ thế giới. do vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước để ý.

Công tác lưu trữ gồm có những vấn đề cơ bản sau:
– nghiên cứu, khai triển và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;
– Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
– nghiên cứu khoa học về lưu trữ.

3. Lưu trữ học

Lưu trữ học là bộ môn khoa học nghiên cứu những chủ đề bàn luận và thực tế công tác lưu trữ, những chủ đề về pháp lý và phương thức nghiệp vụ của công tác lưu trữ, lịch sử và đơn vị công tác lưu trữ ở Viet Nam và trên toàn cầu. phân khúc của lưu trữ học là tìm hiểu tóm lại các chủ đề luận giải, pháp lý và công thức thực hiện các quy trình nghiệp vụ để bảo quản an toàn, đơn vị khoa học và khai thác có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ đất nước Việt Nam.

Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Lưu trữ học được dựa trên cơ sở công thức lý luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, có nghĩa là ứng dụng sáng tạo các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề lý luận và thực tế đặt ra của công tác lưu trữ.

hiện tại, lưu trữ học vừa mới và đã được khai triển nghiên cứu và giảng dạy ở hầu hết các quốc gia trên thế giới.

4. mối quan hệ giữa lưu trữ học với các khoa học khác

Mỗi lĩnh vực khoa học đều có những mối liên kết mật thiết với các khoa học không giống. Lưu trữ học cũng không nằm ngoài thông lệ đó, nó cũng có những mối liên kết với các khoa học khác chứ k tồn tại và phát triển riêng lẻ. Khi tìm hiểu những vấn đề của lưu trữ học cần phải nghiên cứu mối liên hệ của nó với những khoa học không giống để hiểu sâu và rõ hơn nhiều góc cạnh.

Lưu trữ học có mối liên kết chặt chẽ với sử học. đối tượng tìm hiểu của sử học là các event lịch sử. Một trong những mục tiêu của lưu trữ học là xác định và chọn được những tài liệu có giá trị, phản ánh đúng đắn và chân thực những event lịch sử để lưu lại, giữ lại sử dụng tư liệu nghiên cứu cho các nhà sử học.

Lưu trữ học có mối gắn kết mật thiết với sử liệu học. phân khúc tìm hiểu chính của lưu trữ học là tài liệu lưu trữ – một gốc sử liệu đáng tin cậy nhất. Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để xác định các event lịch sử. tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp có tính chính xác cao để định hình các event lịch sử. giá trị của ebook lưu trữ được xác định phụ thuộc độ chân thực của ebook so với các event, hiện tượng lịch sử. Sử liệu học thực hiện nghĩa vụ phê phán sử liệu có nghĩa là sử dụng các cách thức để định hình độ chân thực của ebook. Sử liệu học phân phối cho các nhà lưu trữ học mẹo nghiên cứu sử liệu để khắc phục đúng đắn các vấn đề đặt ra trong định hình trị giá tài liệu. giống như vậy lưu trữ học và sử liệu học có mối liên kết logic và mật thiết trong việc dựng lại độ chính xác và độ chân thực của tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ học liên quan chặt chẽ tới văn bản học. Văn bản học là một lĩnh vực khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, mẹo tạo lập văn kiện, các quy tắc chu chuyển, truyền đạt và sử dụng văn bản – một trong những loại hình ebook lưu trữ cơ bản. như vậy, văn bản học đang phân phối cho lưu trữ học các thông tin và công thức để tiến hành phân loại ebook và dựng lại giá trị tài liệu.

Lưu trữ học còn có gắn kết chặt chẽ với thông tin học. Vì lưu trữ học nghiên cứu các phương thức để chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ có trị giá cao và tổ chức việc khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ để giúp cho nhu cầu không gian.

như vậy, lưu trữ học liên quan chặt chẽ với các ngành khoa học khác. Nhà lưu trữ học muốn tìm hiểu bàn luận và thực tế công tác lưu trữ để đề ra những nguyên tắc, phương pháp, quy trình thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cần nắm được những kiến thức cơ bản của các lĩnh vực khoa học có liên quan. Cán bộ làm công tác lưu trữ mong muốn thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cũng cần có những kiến thức cơ bản của các lĩnh vực mà nội dung tài liệu có liên quan.

II. Nhiệm vụ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. đơn vị khoa học ebook lưu trữ

đơn vị khoa học tài liệu là thống kê các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, định hình trị giá, chỉnh lý và bố trí tài liệu một phương pháp khoa học giúp cho thuận tiện, gấp rút, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.
content của tổ chức khoa học ebook gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; định hình trị giá tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các tool tra tìm ebook và một số công tác bổ trợ khác của các ngành nghề khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan.
đơn vị khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ đất nước, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, loại họ.
Để đơn vị khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện sử dụng việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.
đơn vị khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, chỉ dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc đơn vị khoa học ebook mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền móng để đơn vị khoa học ebook trong tất cả Phông Lưu trữ quốc gia VN.

2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những content cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ k được bảo quản an toàn thì sẽ không thể đơn vị khai thác và sử dụng có hiệu quả.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ gồm có hai content chính: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ.
Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát ebook lưu trữ cần để ý đến kho báu, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, cung cấp đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình ebook không giống nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần để ý đến suy nghĩ, trách nhiệm và trình độ của các bộ sử dụng công tác lưu trữ; để ý đến từng loại thị trường độc giả đến khai thác, sử dụng ebook và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, dùng ebook.
Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần Nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh giúp sức nhu cầu thông tin của thế giới, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần để ý đến tính cơ mật của ebook lưu trữ.

3. tổ chức khai thác và sử dụng có kết quả ebook lưu trữ

mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa ebook lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ giúp sức các nhu cầu hoạt động của thế giới. cho nên, đơn vị khai thác và sử dụng tài liệu có kết quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. lệ thuộc kết quả của công tác khai thác, dùng tài liệu phục vụ thực tiễn người đọc mới đủ nội lực nghiên cứu một phương pháp khách quan, chuẩn xác những đóng góp của lĩnh vực lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có kết quả cao cần tìm hiểu nhu cầu khai thác, sử dụng ebook lưu trữ của xã hội; phân loại thị trường độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ rà soát khoa học ebook và vận dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, dùng ebook đạt kết quả cao. Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.

III. content CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

nghĩa vụ của công tác lưu trữ là đơn vị khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả ebook lưu trữ.
Để thực hiện mục đích và Nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, content cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

1. đơn vị bộ máy và nhân viên làm công tác lưu trữ

1.1 đơn vị bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, đơn vị, để thực hiện kết quả một nghĩa vụ nào đó có tính dài hạn cần có bộ phân chuyên trách sử dụng công tác đó. Bộ phận chuyên trách có Nhiệm vụ tham vấn tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, lâu dài về ngành nghề chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề nghị các phương pháp tăng trưởng trong thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là Nhiệm vụ quan trọng của all các cơ quan, tổ chức. do đó, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức nên có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham vấn cho lãnh đạo cơ quan trong việc:
– thiết lập kế hoạch tăng trưởng ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
– biên soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
– Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập ebook, phân loại ebook, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, đơn vị khai thác, sử dụng có kết quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho báu cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; sử dụng các báo cáo tóm lại về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đang đầu tư thiết lập hệ thống đơn vị các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu trữ chuyên ngành.
so với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.
Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban không giống, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ của các Tổng công ty.
đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ phận sử dụng công tác lưu trữ thường được sắp đặt trực thuộc văn phòng của cơ quan, đơn vị. ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân.
Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi hội tụ toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nghĩa vụ của văn phòng là phải đơn vị công tác lưu trữ để lưu trữ và đơn vị khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó. hơn nữa, văn phòng có chức năng giải quyết thông tin đo đạt để giúp sức cho công tác cai quản của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác cai quản của lãnh đạo. cho nên, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong công cuộc hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng nên có sự hòa hợp chặt chẽ.

1.2 bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan nên có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận sử dụng công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan.
ngoài ra công tác lưu trữ có liên kết mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là ngành tải ký, lưu trữ và giúp cho tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư sử dụng tốt sẽ góp phần xúc tiến công tác lưu trữ sử dụng tốt và trái lại. do vậy trong một số cơ quan nhỏ người xem thường bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm. ngoài ra, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.
đơn vị bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước được thực hiện theo tut của các văn bản luật pháp, phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở bài 2.
Các cơ quan, đơn vị tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để sắp xếp nhân viên thêm vào. tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động thống trị của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn thêm vào, tức là được huấn luyện trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng chuyên ngành nghề.

2. Ban hành những văn bản quy phạm luật pháp và những văn bản chỉ dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động cai quản nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ nên có nền móng văn bản quy phạm luật pháp quy định những chủ đề cai quản về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn đất nước. nền móng những văn bản quy phạm pháp luật của lĩnh vực góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc cai quản và tăng trưởng ngành nghề lưu trữ cùng lúc nền tảng văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.
hiện giờ ngành lưu trữ đang thiết lập và ban hành một nền tảng văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến cai quản nhà nước về công tác lưu trữ.
– Văn bản có trị giá cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa không gian chủ nghĩa Viet Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa content của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ ebook lưu trữ đất nước do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982. Pháp lệnh vừa mới làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên lĩnh vực như: ebook lưu trữ quốc gia; Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc; bản chính; bản sao văn bản… và quy định tương đối đa số những chủ đề về quản lý và sử dụng ebook lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và giải quyết vi phạm trong hoạt động lưu trữ.
– kế tiếp là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ đất nước. Đây là hai văn bản cần thiết trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành.
– Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn tut thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị từ trung ương tới địa phương.

3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Một trong những content quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
– Thu thập, bổ sung tài liệu;
– Phân loại tài liệu;
– dựng lại trị giá tài liệu;
– đo đạt và check trong lưu trữ;
– thiết lập công cụ rà soát khoa học tài liệu;
– Chỉnh lý tài liệu;
– tổ chức bảo quản tài liệu;
– tổ chức khai thác, dùng tài liệu;
– vận dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
– vận dụng nền tảng thống trị chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đang được quy định trong các văn bản quy phạm luật pháp và những văn bản tut về công tác lưu trữ.

4. rà soát, phân tích về công tác lưu trữ

rà soát, phân tích là khâu then chốt giúp các cơ quan, đơn vị nắm được tình ảnh thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. rà soát, nghiên cứu là bước cuối cùng của một quy trình công việc được nhìn thấy xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. kiểm tra, phân tích đủ nội lực được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi vừa mới có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành test nhìn thấy xét kết bàn luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không. Song trong lĩnh vực thống trị nhà nước thì mục tiêu chính của công tác kiểm tra nghiên cứu là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
rà soát, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị theo một thời gian thực hiện nhất định.
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các công thức như: test liên tục, kiểm tra định kỳ, check đột xuất, test qua các báo cáo bằng văn bản.
Một số năm Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thể loại rà soát chéo giữa các bộ, ngành ở trung ương và kiểm tra chéo giữa Trung tâm Lưu trữ các tỉnh. Sau đó cho điểm sử dụng căn cứ để phân tích, xếp loại công tác văn thư – lưu trữ ở các cơ quan từ trung ương đến địa phương. Đây là một thể loại thanh tra, tra cứu được phân tích cao, khách quan, trung thực song song tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các cơ quan.
content của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: check về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, chỉ dẫn của nhà nước. Từ đó đo đạt hiệu quả đưa ra những nghiên cứu chuẩn xác về thành công ngành nghề lưu trữ trong toàn quốc đồng thời thiết lập phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại giới hạn nhằm mục tiêu thiết lập một ngành nghề lưu trữ tăng trưởng vững bền đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu thế giới đặt ra với lĩnh vực lưu trữ.
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan đủ nội lực rà soát công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức ngang cấp hoặc thực hiện công tác kiểm tra so với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng cấp.
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận sử dụng công tác tra cứu, nghiên cứu về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng quy định.

IV. thuộc tính CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. thuộc tính khoa học
Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu luận giải và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước. Nói mẹo không giống, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc tìm hiểu cơ sở luận và các phương thức khoa học để thực hiện các content chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại ebook, dựng lại giá trị ebook, xây dựng tool check khoa học ebook, chỉnh lý ebook, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng ebook và áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…
Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được đơn vị thực hiện theo các bí quyết khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ dựng lại trị giá tài liệu; quy trình tu bổ ebook, quy trình khử nấm mốc… thuộc content nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù không giống nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm hiểu, phát hiện ra những điểm không giống biệt đó và đề ra một mẹo chuẩn xác hướng dẫn đơn vị khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các lĩnh vực khác để vận dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của các ngành nghề toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… vừa mới được tìm hiểu vận dụng trong việc đơn vị khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, dùng kết quả tài liệu lưu trữ.
Để thống trị thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu phù hợp hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu phù hợp về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu hợp lý về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu phù hợp về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… vừa mới là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu phù hợp hóa của ngành nghề lưu trữ.

2. tính chất cơ mật
tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của ebook. nội dung thông tin trong ebook lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin không giống. Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên ebook lưu trữ còn có trị giá giống như một minh chứng lịch sử để tái xác định event lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.
Về lý thuyết, ebook lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để giúp sức cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động không giống, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. giống như vậy, ebook lưu trữ cần được mang ra giúp cho.
bên cạnh đó, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của ebook chứa đựng những thông tin bí mật của đất nước, tuyệt chiêu của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi mẹo để khai thác các tuyệt chiêu trong ebook lưu trữ. Một số ebook có thể không giới hạn dùng với thị trường bạn đọc này nhưng lại hạn chế dùng với phân khúc độc giả khác… vì thế, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các quy tắc, chế độ để bảo vệ những content cơ mật của tài liệu lưu trữ. Cán bộ sử dụng công tác lưu trữ phải là những người có ý kiến, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ lợi ích giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức đơn vị kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia.
bạn đọc đến khai thác, sử dụng ebook cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong công tác lưu trữ. Những content thông tin khai thác được trong ebook lưu trữ đất nước đủ sức giúp sức cho những mục tiêu chính đáng của một mình song k được sử dụng ảnh hưởng đến ích lợi đất nước, quyền lợi cơ quan và quyền lợi của các cá nhân không giống. Điều đó đòi hỏi suy nghĩ trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, dùng tài liệu.

3. tính chất thế giới
ebook lưu trữ ngoài việc phục vụ việc tìm hiểu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu không giống của đời sống không gian như: hoạt động chính trị, hoạt động thống trị nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những thể loại giúp cho công tác khai thác và dùng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội.
nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử tăng trưởng của loài người. Thông qua tài liệu lưu trữ có thể sử dụng sáng tỏ các mối gắn kết thế giới của một giai đoạn lịch sử của quốc gia hoặc của một con người cụ thể. Nó có ảnh hưởng lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định. do đó, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số lĩnh vực khoa học không giống để làm rõ những chủ đề của đời sống không gian.

V. mục đích, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Ý nghĩa của ebook lưu trữ
ebook lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại giúp sức cho các nhu cầu khai thác của đời sống thế giới. ebook lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu xác định các event lịch sử một cách xác thực, sử dụng căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động thống trị của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân
ebook lưu trữ chứa đựng thông tin có trị giá tính chuẩn xác cao dùng để biên soạn lịch sử tăng trưởng của đất nước, dân tộc hoặc một ngành, một ngành hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. ebook lưu trữ tạo dựng trong ngành nghề thiết lập cơ bản còn là tài liệu để tìm hiểu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình thiết lập cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. dùng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ cắt giảm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.
ebook lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đang để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đang để lại cho không gian loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí phân tích trình độ văn minh của các dân tộc trên toàn cầu. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để phân tích trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời.
tổng kết, ebook lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lịch sử vừa có ý nghĩa thực tế. Điều đó đang được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ đất nước, được Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và được khẳng định lại trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp thiết lập và bảo vệ Tổ quốc Viet Nam không gian chủ nghĩa”.

2. mục đích của công tác lưu trữ
như vừa mới phân tích ở phần trên, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu không giống nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. mục tiêu cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ quyền lợi chính đáng của không gian, của các quốc gia và của mỗi con người.
do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, công ty được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng so với các quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội.
trước tiên, công tác lưu trữ được đơn vị tốt sẽ giúp các cơ quan, công ty lưu trữ đa số và phân phối kịp thời những thông tin quan trọng cho lãnh đạo và cán bộ trong tiến trình thực hiện công việc.
nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học trải nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của đất nước, của các cơ quan, tổ chức. cho nên, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, đơn vị, công ty trong việc khai thác thông tin trong ebook để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tóm lại hoạt động và đúc kết những bài học trải nghiệm có ích trong cai quản, sản xuất, mua bán.

tổng kết, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được đơn vị, triển khai ở mọi đất nước và trong từng cơ quan, đơn vị. Một trong những Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động thống trị của người lãnh đạo. do đó, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những chủ đề cơ bản của công tác lưu trữ để đủ sức làm tốt các nghiệp vụ chuyên môn.

Nguồn: http://vanthuluutru.com/