Giải pháp quản lý hệ thống phân phối DMS (hay ứng dụng DMS) là người bạn đồng hành rất đáng quan tâm của các nhà cung cấp và phân phối hiện nay. Công cụ này giúp quản lý đồng bộ 100% thông số xuyên suốt chuỗi đáp ứng, từ đơn vị cung cấp đến mỗi nguồn cung cấp và điểm bán nhỏ lẻ. Nhờ vào DMS, doanh nghiệp luôn nắm bắt thông tin thị trường tức thời để đưa ra quyết định buôn bán phù hợp, cũng như quản lý kênh phân phối đơn giản và dễ dàng, chuyên môn cao và đạt hiệu quả cao.
Phần mềm DMS là gì?
Ứng dụng DMS (Distribution management system – hệ thống quản trị kênh phân phối) là ứng dụng quản lý doanh nghiệp giúp quản lý các hoạt động phân phối sản phẩm ra thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, bao gồm quản lý nhân viên thị trường, hoạt động tự động bán hàng, kiểm soát hàng tồn và các biến động ngoài thị trường, quản lý công nợ,…
Sự phát triển của hệ thống quản lý phân phối
Hệ thống quản lý phân phối thời kỳ đầu
Lúc đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ kinh doanh sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời hàng hóa theo các bước định sẵn.
Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại tiệm hàng hóa và tại công ty, xem xét công nợ của shop hàng có đang ở mức cho phép…
Nếu chốt đơn hàng đạt kết quả tốt, nhân viên buôn bán sẽ lưu lại đơn sản phẩm đó vào sổ, di chuyển sang tiệm hàng hóa ý định tiếp theo và đem các đơn bán về công ty vào cuối ngày để nhập vào ứng dụng cục bộ và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn bán sẽ tập hợp và xử lý các đơn bán hàng này để giao cho khách kịp thời.
Cách làm này có một nhược điểm:
- Khoảng thời gian từ lúc ghi đơn hàng hóa đến khi công ty nhận, xử lý và giao hàng thường kéo dài do vấn đề về mặt địa lý.
- Công đoạn chào hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm tra trưng bày có thiếu sót là việc trung bình.
- Doanh nghiệp không biết được nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không, cũng không biết nhân viên có bán hàng theo các bước được huấn luyện và đào tạo hay không.
- Công ty không biết được hàng hoá của chính mình được bày bán ra sao tại shop hàng / đại lý.
- Công ty không có báo cáo buôn bán ngay lúc mình cần để đánh giá tình hình và có dự án bổ sung hàng hoá.
- Việc đánh giá kết quả bán hàng của từng nhân viên tốn nhiều thời gian và có thể không chính xác.
Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả, mặc dù vậy xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.
Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm DMS
Giải pháp DMS với lợi thế từ tiến bộ công nghệ (cloud-based hay web-based) đã khắc phục được những điểm yếu nêu trên.
Công ty hoàn toàn có thể dùng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản trị phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính toàn bộ hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:
- Làm thế nào để hàng hoá của công ty luôn có sẵn và được bày bán tại cửa hàng?
- Làm sao để quản trị nhiều nhân viên bán hàng cùng lúc?
- Đánh giá được năng suất hoạt động của từng người?
- Làm sao để giúp các nhân viên bán hàng bàn luận và share thông tin với nhau tốt hơn?
- Hay thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc chế độ bán hàng mới cho nhân viên nhanh hơn?
- Làm như thế nào để có ngay thông số về tình hình thị trường, đánh giá độ phủ thị trường và tuyến bán hàng?
- Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo, khuyến mại, đảm bảo hàng khuyến mại đến đúng đối tượng?
Ứng dụng DMS có khả năng gì?
Phần mềm DMS được doanh nghiệp biết đến với nhiều tính năng nổi trội. Sự đa năng của DMS đã khiến các doanh nghiệp áp dụng vào như một giải pháp quản lí phân phối hiệu quả.
✓ Quản lý tình trạng đặt hàng của người tiêu dùng
Quản trị trường hợp đặt hàng của khách hàng là tính năng đầu tiên của hệ thống DMS.
Tính năng quản lí trường hợp đặt hàng của DMS bắt nguồn từ kỹ năng định vị qua GPS với sóng 3G.
DMS rất có thể quản lí trường hợp đặt hàng của quý khách hàng cụ thể vào giờ giấc và mặt bằng nào.
Ứng dụng quản trị hệ thống phân phối DMS còn cập nhật được cả thông tin của đối thủ.
✓ Quản lý công nợ tức thời, chính xác theo thời điểm phát sinh
DMS còn có thể cập nhật thông tin liên quan đến hàng hóa, công nợ tại mỗi thời điểm thông qua máy tính. Điều này sẽ hỗ trợ người buôn bán quản lí tốt:
- Tình huống công nợ.
- Hỗ trợ người tiêu dùng trong việc đặt hàng.
- Kiểm kê.
- Xem báo cáo.
- Thanh toán.
ứng dụng DMS đa tính năng trong việc quản lí phân phối buôn bán
✓ Quản trị khuyến mãi, phần hoa hồng, công đoạn kinh doanh
Quá trình buôn bán của công ty cần quản lí % hoa hồng, khuyến mãi, công đoạn bán hàng.
DMS là phần mềm cung cấp giải pháp giúp bạn:
- Theo dõi hàng khuyến mãi ở thị trường.
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh thực hiện quy trình buôn bán.
- Theo dõi chi tiết tình hình buôn bán của hãng phân phối, đại lý.
Từ đó, nhà bán hàng phát hiện ra độ phủ của thị trường và đánh mức độ hiệu quả kinh doanh, phân phối sản xuất.
✓ Quản lý được sơ đồ tuyến bán hàng của từng nhân viên kinh doanh
Hồ sơ bán hàng là thành phần quan trọng cần được quản lí, kiểm tra nghiêm ngặt. DMS có thể thay con người quản lí hồ sơ buôn bán của nhân viên bao gồm vị trí, tuyến đường di chuyển và làm việc thăm điểm bán. Từ đó, phần mềm đánh giá được khoảng thời gian thực lẫn năng suất hoạt động của từng nhân viên buôn bán, thống nhất thông số giữa doanh nghiệp với nguồn cung cấp.
5 ích lợi mà DMS đem lại cho công ty của bạn.
Khi tận dụng hệ thống quản lý kênh phân phối, bạn có thể thu được 5 tiện ích sau:
Tiết kiệm chi phí
Với hệ thống DMS, công ty của bạn có thể kiểm soát ở mọi lúc, mọi nơi. Những khoản chi cho nhân sự quản lý sẽ được cắt giảm. Các báo cáo mà bạn nhận được trung thực, minh bạch, không bị” xào nấu” vi ích lợi cá nhân của ai đó. Kiểm soát các hoạt động của nhân viên, tránh họ đi làm không đúng yêu cầu.
Tiết kiệm chi phí
Đo lường hiệu quả công việc một cách đơn giản
Đặc biệt là các công ty lớn với số lượng nhân viên nhiều. Với hệ thống DMS hoàn toàn có thể biết được nhân viên nào hoạt động hiệu quả trong hàng ngàn nhân viên. Nhà quản lý có thể biết điểm bán nào có doanh số cao nhất trong hàng nghìn nhà phân phối.
Nâng cao hiệu quả buôn bán của nhân viên
Một thực tế cho thấy rằng con người sẽ hoạt động tốt hơn khi biết có người giám sát. Nhưng nếu nhân viên bị quản lý giám sát quá nhiều sẽ gây ức chế cho họ. Còn với hệ thống định vị ứng dụng dms thì ít khi xảy ra vấn đề đó. lợi ích này phù hợp với các nhân viên buôn bán nghiêm túc và chịu khó. Bởi kết quả của họ sẽ được thể hiện trung thực trên phần mềm.
Các thông tin mới nhất được báo cho các nhân viên và đại lý thì họ hoàn toàn có thể ứng xử kịp thời để đạt hiệu quả cao hơn. Các nhân viên làm việc chưa tốt, sẽ được nhắc nhở và huấn luyện và giảng dạy thêm.
Phát hiện cơ hội kinh doanh
Với việc quản lý khách hàng theo lối cũ thì một số khách hàng dễ bị bỏ qua. Khi tận dụng phần mềm thì đó sẽ là cơ hội cho các nhân viên khác. Nếu một nhân viên kinh doanh không thể chăm sóc khách hàng nó sẽ được chuyển làm thời cơ. Các nhân viên khác hoàn toàn có thể chăm lo và có doanh thu từ khách hàng đó.
- Tiết kiệm khoảng thời gian cho doanh nghiệp
Khi bạn sử dụng ứng dụng dms này thì các nghề liên quan đến báo cáo sẽ được giảm bớt. quỹ thời gian để cho các công việc đó rất có thể tập trung vào các khâu khác trong buôn bán.
Nguồn: winerp.vn
