Cách bắt đầu một cuộc họp là bí quyết mà các bạn là các cấp lãnh đạo sẽ xây dựng được ấn tượng với những nhân viên cấp dưới. Có khả năng bạn không chú ý, nhưng cách để tiếp tục một thứ gì đó cực kì quan trọng. Cùng tìm hiểu qua nội dung sau đây nhé.
Cách bắt đầu một cuộc họp
Đặt ra mục tiêu và gửi trước topic
Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Chính vì thế, trước lúc bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề chi tiết mà bạn mong muốn ra quyết định với các nội dung tranh luận chi tiết(agenda).
Xem thêm: Những kỹ năng thuyết trình hiệu quả mà không phải ai cũng biết
Đầy đủ nội dung sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Cùng lúc đó, agenda gửi trước tối thiểu 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.
Mời đúng đối tượng
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình xuất hiện để làm gì, chuyên môn của tôi không giúp sức được cho vấn đề đang thương thảo hay là thông tin vừa cập nhật chẳng có sự liên quan đến phòng ban của tôi… nếu như không phải sử dụng thử thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thật sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ phung phí nguồn tiềm lực đáng báo động trong mọi tổ chức.
Điều người chủ trì cần quan tâm
Thế nên, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp vào khoảng thời gian từ 5 đến tối ưu 7 người sẽ cho hiệu quả tối ưu. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì năng lực sẽ có vài thành viên tiếp tục trở nên khán giả, họ không giúp sức thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng tranh luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó làm chủ.
Tiếp tục và dừng lại đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng mong đợi người đến muộn, cho dù đấy là ai. Có thể đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch Thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không mong muốn kết hợp thêm một lần sau như thế nữa.
Tiếp tục họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy xét “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm coi sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động làm chủ thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra.
Theo chia sẽ của chuyên gia
Cách bắt đầu một cuộc họp con người thường mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 60 phút. Tuy nhiên nên chú ý đến điều này nhiều hơn, hãy dùng 15 phút cho buổi học 15 phút. Người dự họp sẽ đề cao và thật lòng cám ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. Cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 – 45 phút tối ưu.
Xem thêm: Top 10 kỹ năng trong công việc mà bạn cần biết đến
Kỹ năng cần có
Kỹ năng là năng lực vận dụng những kiến thức mang lại được vào thực tế và được tạo ra trong quá trình công việc.
Quá trình tạo ra kỹ năng gồm 3 bước:
Bước 1: nhận thức phong phú về mục tiêu
Bước 2: quan sát mẫu và làm thử theo mẫu
Bước 3: luyện tập để tiến hành các thực hiện theo đúng đòi hỏi, điều kiện thực hiện nhằm sỡ hữu mục tiêu đặt ra.
Bắt đầu cuộc họp
– Họp là một hình thức giao tiếp. Đấy là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh luận hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, có thể thường khác nhau về một lời phàn nàn và có khả năng gây có thể các điểm.
– Một cuộc họp tốt sẽ làm giảm những sự khác biệt đấy và hậu quả có thể đạt cho được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, xem xét và tiến hành để coi làm thế thế nào để Tất cả mọi thứ đều tốt.
– Các kiểu họp không giống nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…
– Cách bắt đầu một cuộc họp cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và chú ý. Nó sẽ trở thành ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và nỗi lo xảy ra.
Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:
• Đo đạt và giải quyết các vấn đề
• Tư vấn và giải hoà các xung đột
• Tranh luận và trao đổi khái niệm
• Nêu nỗi lo và tạo động cơ
• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
• Nhận được ý kiến và hồi âm
• Gia tăng hỏi đáp
• Đào tạo và phát triển
Xem thêm :Tổng hợp nhưng kiến thức cơ bản khi kinh doanh cần nắm rõ
Qua bài viết trên đây của quantrinhansu.vn, đã cung cấp cho bạn các thông tin về cách bắt đầu một cuộc họp dành cho người quản lý. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( toiyeuhr.wordpress.com, careerbuilder.vn, … )
