Bí quyết quản trị nhân lực trong Doanh nghiệp khởi nghiệp

Mục Lục

1. Đặt vấn đề

Một số lượng lớn các doanh nghiệp khởi nghiệp (startups) thất bại ngay từ các năm trước tiên bởi nhiều xuất xứ khác nhau, và sai lầm từ các hoạt động Quản trị nhân lực (QTNL) là 1 trong các nguyên nhân đó. Tuy nhiên, các đóng góp hăng hái của QTNL với lại cho hiệu quả hoạt động của những startups lại chưa được nói đến và để ý nhiều, hoặc có đề cập đến tầm quan yếu của QTNL nhưng chưa thật sự đi vào thực tiễn hoạt động của những startups. Cho tới nay, thậm chí vẫn còn ko ít người nghĩ rằng QTNL là điều gì đó dành cho các công ty to hay các tập đoàn, nhưng thực tại đã khác xa hơn như thế. Có thể khẳng định rằng QTNL quan trọng đối có tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa đến những tập đoàn lớn, và tất nhiên không ngoại trừ những startups (Martin, 2015).

Ở một khía cạnh khác, nhiều học kém chất lượng và nhà quản trị đồng ý rằng JD (Job Descriptions – Mô tả công việc) là một dụng cụ nền tảng quan yếu cho các hoạt động QTNL trong những doanh nghiệp, tổ chức. Một cách thức cụ thể, các bản JD được xây dựng tốt sẽ sản xuất một nền móng vững chắc cho mọi quy trình cũng như các quyết định QTNL. Tuy nhiên, chúng ta thường xuyên nhìn thấy những bản JD “nửa vời”, hay chỉ là “copy- paste” từ JD khác, bỏ qua tầm quan trọng của phương tiện này trong phổ thông doanh nghiệp. Bài viết này mong muốn đóng góp 1 phần tiếng nói nhằm tăng nhận thức về vai trò của QTNL chuẩn y các khía cạnh về JD đối với các startups tại Việt Nam trong bối cảnh mà số lượng startups Việt đang không ngừng nâng cao lên trong thời gian gần đây.

2. Khái quát về mô tả công việc (Job Description)

JD – viết tắt của Job Description (Mô tả công việc) – là một “văn bản tóm tắt nhận dạng một công việc cụ thể”, một sản phẩm trong khoảng hoạt động phân tách công việc (Ivancevich, 2010). Do vậy, với góc nhìn sản phẩm của phân tách công việc, JS – Job Specification (Đặc tả công việc) cũng là 1 đối tượng cần để ý tương đương với JD. Đó là một “văn bản giảng giải về các kiến thức, kỹ năng, khả năng, đặc tính và các đặc điểm khác (KSAO) cần sở hữu để thực hiện một công tác nhất định” (Ivancevich, 2010). Tuy nhiên, đối với bài viết này, cũng như theo cách dùng thân thuộc của đa dạng người, thuật ngữ JD sẽ được dùng như là đại diện cho những sản phẩm của trật tự phân tích công việc trong doanh nghiệp, bao gồm cả Mô tả công tác và Đặc tả công việc, thể hiện tất cả các thông tin quan yếu liên quan đến công việc cụ thể sở hữu trong nội dung của 2 văn bản này.

3. Mô tả công việc – nền tảng QTNL cho các doanh nghiệp giai đoạn khởi nghiệp

Trước hết cùng nhìn rộng ra qua 1 số vấn đề từ thực tiễn QTNL đang diễn ra trong những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Quá trình hội nhập quốc tế đã với đến phần lớn sự đổi thay cho các hoạt động QTNL trong các doanh nghiệp Việt Nam vốn được biết tới là “nặng” về công việc hành chính. Bên cạnh việc càng ngày càng có sự đề cao của các nhà quản trị doanh nghiệp về vai trò của QTNL, một diễn tả khác có thể nhắc đến là càng ngày càng có nhiều công cụ QTNL tiên tiến được nghiên cứu và khai triển trong đa dạng doanh nghiệp Việt Nam. Đây đều là các dụng cụ quản trị đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi qua đa dạng năm trong phổ biến doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới. Có thể đề cập đến một vài công cụ đang phổ biến thời kì gần đây như: Trả lương theo cách thức 3P, đánh giá thực hiện công việc theo KPIs cùng lúc là áp dụng hệ thống BSC trong quản trị doanh nghiệp nói chung. Điểm chung trong phổ thông doanh nghiệp Việt Nam lúc xây dựng và triển khai các công cụ QTNL này là đều phải khởi đầu từ việc tiến hành phân tách hoặc phân tách lại toàn bộ công việc trong tổ chức. Việc này nhằm với được các sản phẩm mô tả (JD) cho các chức danh công tác trong tổ chức làm cơ sở căn cứ để trong khoảng đó với thể xây dựng và khai triển các phương tiện kể trên. Từ đây đặt ra một vấn đề thảo luận: Các tổ chức nên thực hiện triển khai những bản JD tốt ngay trong khoảng giai đoạn khởi nghiệp làm nền tảng cho những hoạt động QTNL, đóng góp vào sự phát triển vững bền trong tương lai.

Một góc độ khác, mặc dù JD đã được triển khai và tồn tại trong đa dạng doanh nghiệp tại Việt Nam, tuy nhiên, vẫn còn phổ biến bất cập để có thể thật sự là nền móng cho các hoạt động QTNL trong doanh nghiệp. Thứ nhất, nội dung của những bản JD thường sơ sài. Các nhiệm vụ được miêu tả không rõ ràng, hay các tri thức và kỹ năng lại quá chung chung, không có sự đặc thù cho từng chiếc công việc. Thứ hai , các bản JD này dễ mang tình trạng “lỗi thời”. Trong lúc sự biến đổi của các yếu tố môi trường xung nói quanh nhắc quẩn là mau chóng và liên tục, nội dung của JD lại vẫn giữ nguyên như lúc mới được hoàn thành mà không được cập nhật. Cuối cùng , việc sử dụng các bản JD không được coi trọng bởi chính những nhà quản trị trong doanh nghiệp.

Ứng dụng chính của những bản JD trong nhiều doanh nghiệp là dùng để thiết kế các quảng cáo tuyển dụng, ngoài ra những hoạt động khác ít sử dụng tới JD. Những vấn đề trên dẫn đến tình trạng JD dù mang tồn tại trong công ty nhưng không được phát huy dùng đúng mang vai trò mà chúng với thể sở hữu lại cho những hoạt động QTNL.

Nhìn chung, khi cần xác định các trách nhiệm và nhiệm vụ của 1 nhân viên trong một startup, người chủ công ty thường suy nghĩ về các công tác cần thực hiện và phương thức tốt nhất để đơn vị các công việc đó nhằm tối đa hóa giá trị trong khoảng việc đầu tư vào nhân lực. JD được xây dựng phải chăng sẽ là một nền tảng giúp cho những hoạt động quản trị nhân lực này được thực hiện hiệu quả (Brannick, et al., 2002). Xa hơn nữa, chất lượng JD trong 1 tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định đến khả năng vận hành đúng hướng của tổ chức đó (Ivancevich, 2010). Không chỉ còn đơn thuần là nội dung cho những quảng cáo tuyển dụng, JD có thể hỗ trợ cho việc xác định các nhu cầu thực tiễn của đơn vị nhằm giúp cho việc quảng cáo tập trung hơn, giúp định hướng tới các ứng cử viên phù hợp để giai đoạn tuyển dụng dù sở hữu thu hút ít đơn dự tuyển hơn nhưng lại có chất lượng cao hơn dựa trên việc khiến rõ những yêu cầu cụ thể cho vị trí công tác để vun đắp được các tiêu chí gạn lọc các ứng cử viên hiệu quả hơn (Schambers, 2015). Ngoài ra, JD sẽ giúp cho nhân viên định rõ và tụ họp vào các gì mà tổ chức mong đợi, đó cùng lúc là những tiêu chí cho việc đo lường hiệu suất khiến cho việc cũng như hạ tầng giải quyết những vấn đề về hiệu suất làm cho việc. Các vấn đề về thù lao lao động cũng có thể được thực hiện hiệu quả và hiệu suất hơn với nền tảng từ các bản JD được xây dựng tốt (Combs, et al., 2006). Vì những lý do nhắc trên, có thể khẳng định việc thực hành xây dựng và sử dụng JD sao cho hiệu quả đóng vai trò quan yếu trong sự thành công của doanh nghiệp nhắc chung và các hoạt động QTNL đề cập riêng.

4. Một số biện pháp xây dựng và sử dụng biểu đạt công việc hiệu quả

Tính vận dụng của phương tiện này là một mẫu gì đấy mà cần phải được kiểm chứng thêm nữa trong những startups, nhưng với thể khẳng định bí quyết thức vun đắp JD là 1 yếu tố quan yếu để nó được dùng hiệu quả (Schambers, 2015). Về cơ bản, JD cần cho người tiêu dùng thấy được những nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc cùng với thứ tự dành đầu tiên của chúng. JD cũng cần đưa ra những thông tin về kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác mà người lao động cần mang để sở hữu thể thực hiện công việc đó trong tổ chức (Gammon, n.d.). Các quy định về điều kiện khiến cho việc cũng nên được xác định rõ ràng cả về yếu tố môi trường và thể chất (MaRS, 2014).

Theo Gammon (n.d.), có 5 buộc phải cần được thực hành khi vun đắp JD cho một công tác cụ thể:

Nhận định và thu thập thông tin từ các đối tượng am tường về công việc đó, có thể là chuyên gia hay lao động lành nghề…
Tập hợp thông tin liên quan đến những nhiệm vụ và bổn phận khác nhau.
Xác định một đôi ví dụ hoặc sự kiện quan trọng của cả những người thực hiện công việc không tốt và những người thực hành tốt hơn mức trung bình.
Làm rõ sự khác biệt giữa người thực hiện công việc kém, trung bình và trên mức trung bình.
Quan sát các người hiện đang thực hành chính công tác đó.

Pató (2013) giới thiệu lực lượng 07 mục tiêu của JD dựa trên mô hình 7R định nghĩa về Logistics được ứng dụng vào quản trị nguồn nhân lực. Mô hình 7R khi được liên hệ trong QTNL trở thành 7 yếu tố định hình nên nguồn nhân lực cần thiết cho mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp; từ đấy xác định ra 7 tiêu chí quan trọng cần được thể hiện trong các nội dung của JD (hình dưới).

7R referring to HRM	Requirements of JD
The Right Employee	Correspond with reality
With the Right Competences	The right content
In the Right Condition	The right style, use of language
In the Right Place	To concentrate on the right job
At the Right Time	Think in the right time dimension
At the Right Cost	At the right cost
At the Right Employer	The right fragmentation in content and structure

Theo đó, nội dung của JD cần đảm bảo 7 tiêu chí:

Phù hợp và tương ứng mang thực tiễn (correspond with reality), các công tác không được thẩm định quá phải chăng hoặc quá cao trong JD. Các thông báo phải được thu thập dựa theo công tác được thực hành trong thực tế.
Nội dung thích hợp (right content) là chỉ tiêu đặc biệt quan yếu trong những JD nên khuôn khổ các hoạt động và nhiệm vụ phải được thu thập hợp lý và theo thực tế. Những đợi mong mà không thể thực hiện hoặc điều kiện hoàn thành về thời gian, địa điểm là phi lý thì ko được phép mô tả.
Phong bí quyết và cách tiêu dùng ngôn trong khoảng phù hợp (right style, use of language), các thông tin trong JD phải rõ ràng, trình bày theo bí quyết dễ hiểu và phù hợp sở hữu khả năng và nhu cầu của người sử dụng.
JD phải tập hợp vào đúng phạm vi các hoạt động của mỗi công tác cụ thể ( to concentrate on the right job).
Cân nói khía cạnh thời gian / thời điểm (think in the right time dimension) là rất quan trọng khi vun đắp JD, nhiệm vụ diễn ra trong quá khứ – hiện tại – tương lai là trọng tâm của vấn đề. Các sai lầm trong kí vãng cần phải được học hỏi và rút kinh nghiệp trong lúc cũng cần đưa ra được nhiệm vụ nào cần phải được hoàn tất trong hiện giờ và tương lai.
Các thông tin trong JD phải được thu thập, xây dựng và sử dụng với chi phí phù hợp (at the right cost).
Việc phân chia phù hợp về nội dung và cấu trúc (right fragmentation in content and structure) là tiêu chí rất quan trọng. Việc này đòi hỏi thông báo chi tiết vừa đủ để giới thiệu về công việc, nhưng lại ko được quá chi tiết vụn vặt về những hoạt động. Sự thăng bằng này phải được tạo ra không chỉ trong nội dung thông báo mà cần cả về cấu trúc của các bản JD.

Cuối cùng, một vấn đề rất quan trọng khi dùng JD nhưng lại dễ bị bỏ qua là việc rà soát và xét lại các văn bản JD một cách thường xuyên. JD ko phải là mẫu văn bản xây dựng 1 lần (one – time event) (Schambers, 2015). Để đơn vị được vận hành tốt, các bản JD nên được xem như là một dụng cụ được sử dụng trong các hoạt động QTNL thường kỳ. Đây là 1 phần quan trọng không chỉ trong giai đoạn tuyển dụng mà còn trong quản lý thực hiện công việc, thù lao, đào tạo và các vấn đề khác. Các nhiệm vụ mới sẽ tiện lợi được thừa nhận và ưng ý bởi người thực hiện công tác nếu JD được cập nhật thường xuyên. Mức lương viên chức cũng nên được cập nhật và hiệu chỉnh theo công việc mà người đấy đảm nhận. Ví dụ như, mức lương khi nhân viên được tuyển dụng ở mức X / tháng và nhiệm vụ cần thực hành gồm a, b và c; 6 tháng sau, nếu với thêm một số nhiệm vụ khác được thêm vào thì mức lương của họ nên được điều chỉnh tương thích với trách nhiệm nâng cao lên đó. Tương tự, nếu nhân viên không hoàn tất được các nhiệm vụ được giao, sự thẩm định cần phải xác định được cội nguồn ở đâu, nên đào tạo bổ sung hay thay thế cá nhân ấy phù hợp có nhiệm vụ trong công việc (Homisak, 2010). JD được cập nhật cũng là một biện pháp hạn chế vấn đề “đây ko phải việc của tôi” diễn ra trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội tốt để tăng cường sự bàn thảo giữa viên chức và điều hành của họ nhằm hiểu và nắm bắt vấn đề của nhau rõ hơn. Hơn nữa, JD nên được cập nhật thường xuyên, ít nhất là thực hiện xem xét lại như là 1 phần của quá trình đánh giá thực hiện công tác và có thể trở thành bước đầu tiên lúc đánh giá mỗi cá nhân người lao động (Schambers, 2015). Tóm lại, JD sở hữu thể được sử dụng 1 cách hữu ích trong phổ biến hoạt động như quản lý thực hiện công việc, lập kế hoạch chiến lược cũng như điều chỉnh các quyết định về thù lao và đào tạo – nhiều hơn là chỉ coi nó thuần tuý như một dụng cụ trong tuyển dụng.

6. Một số lưu ý với biểu đạt công việc đối với các startups Việt

Chúng ta đều hiểu rằng những startups Việt đang phải đối mặt với rất phổ thông vấn đề khó khăn để có thể còn đó và phát triển – thu hút nhà đầu tư, ra mắt các sản phẩm, giải quyết những vấn đề về pháp lý… Tuy nhiên, tại sao lại không ưu tiên xây dựng một tài sản quan trọng của chính tổ chức mình và mang thể khiến cho tăng lợi thế, cơ hội trong môi trường khó khăn hiện nay 1 cách bền vững. Hãy bắt đầu từ việc thiết lập một bản JD tốt.

Khi khởi đầu đi vào hoạt động, không có một yêu cầu pháp lý đề nghị nào phải thiết lập một bản JD, nhưng kiên cố nó là một dụng cụ QTNL rất hữu dụng cho sự lớn mạnh bền vững. Ở công đoạn khởi nghiệp, xây dựng nguồn nhân lực phù hợp giúp kinh doanh lớn mạnh là vô cộng quan trọng. Điều quan trọng trước hết là thực tại hóa về những mong đợi của doanh nghiệp. Tất nhiên bạn luôn muốn tìm được những viên chức có kinh nghiệm sẽ thực hiện công việc một cách thức xuất sắc. Tuy nhiên, nếu điều này vượt quá nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể phải chịu lãng phí ko cần thiết, thậm chí bị mất đi những ứng cử viên phù hợp có thể tạo ra các đóng góp thực thụ có trị giá cho doanh nghiệp.

Thực tế cho thấy rộng rãi doanh nghiệp xây dựng các bản JD “nửa vời”, hoặc chỉ thuần tuý là “copy – paste” từ bản JD khác. Nhưng thời kỳ xây dựng những bản JD sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp suy nghĩ, cân nhắc rõ ràng và trang nghiêm hơn về điều họ thật sự cần ở nhân viên của mình là gì. Một danh sách các tiêu chí trong bản JD, cái gì thật sự cần cho công việc: một bằng cấp / chứng chỉ cụ thể; kiến thức chuyên sâu về vấn đề nào đó; một kỹ năng đã được chứng minh; hay kinh nghiệm trong công việc trước đây. Bạn cũng mang thể mong muốn tậu được nhân viên với khả năng nhất quyết nào đấy như khả năng khiến việc độc lập, ra quyết định dưới sức ép, hay tập trung cao vào chi tiết. Một bản JD rõ ràng, súc tích sẽ là một điểm khởi đầu tốt cho việc kiếm tìm và lôi kéo những ứng viên có chất lượng cho những startup.

Ngoài ra, khi với sự chia sẻ và đàm đạo về JD giữa các người sáng lập hay nhà quản lý, đồng nghiệp khác, nó sẽ giúp bạn nhận lại những phản hồi liên quan đến các vấn đề mà họ đang phải đối mặt, đồng thời là những thông tin để có thể xây dựng các mục tiêu đo lường trong đánh giá thực hành công việc. Quan trọng hơn cả, quá trình vun đắp và dùng JD giúp bạn sở hữu sự cân nhắc xuyên suốt các vai trò và nhiệm vụ trong công việc một phương pháp chi tiết hơn, cả về mặt con người và kỹ năng cần cho công việc. Đó là cơ sở để tạo ra sự chuẩn hóa cho startup lúc muốn lớn mạnh xa hơn nữa. Tất cả đều đóng góp vào trình bày bức tranh startup đang hoạt động như thế nào, đang ở đâu để hướng tới con tuyến đường thành công trong tương lai.

Tài liệu tham khảo

Brannick, M. T., Levine, E. L. & Morgeson, F. P., 2002. Job analysis: Methods, research and applications for human resource management in the new millennium. 2nd ed. Thousand Oaks, CA: Sage.
Combs, J., Liu, Y., Hall, A. & Ketchen, D., 2006. How much do high‐performance work practices matter? A meta‐analysis of their effects on organizational performance. Personnel psychology, 59(3), pp. 501-528.
Gammon, A. P., n.d. Is a Job Analysis Really Important?. [Online] Available at: http://www. selectinternational.com/blog/is- a-job-analysis-really-important [Accessed 21 Nov 2016].
Gee, I. & Ortner, D., 2014. Why start-ups fail and how HR can make a difference. [Online] Available at: https://www.peoplematters. in/article/strategic-hr/why-start-ups-fail- and-how-hr-can-make-a-difference-6065 [Accessed 3rd Nov 2016].
Homisak, L., 2010. The Case of the Sketchy Job Description: It is essential for employees lớn have clear expectations in order to perform their jobs. Podiatry Management, Oct, pp. 65-68.
Ivancevich, J. M., 2010. Human Resource Management. 11th ed. s.l.:McGraw-Hill.
Koirala, P., 2013. Importance of Job Description for Start-up. [Online] Available at: http://blog.v enturesity .com/importance-of-job-description-for-start-up[Accessed 22 Nov 2016].
MaRS, 2014. Job descriptions: A key HR foundation for startups. [Online] Available at: https://www.marsdd. com/mars-library/job-descriptions/ [Accessed 3rd Nov 2016].
Martin, 2015. HR Strategies for SMEs and Startups. [Online] Available at: https://www.cleverism.com/hr-strategies-for-smes-and-startups/ [Accessed 3rd Nov 2016].
Pató, B. S. G., 2013. The 7 Most Important Criterions of Job Descriptions. International Journal Of Business Insights & Transformation, 7(1), pp. 68-73.
Patton, M. T., 2013. Avoiding common job description mistakes: correlating the requisite information lớn the actual task can be a chore. AMT Events, Sep, pp. 142-144.
Schambers, A., 2015. Job descriptions: the foundation of human resources. [Online] Available at: http://www.grbj.com/ articles/83063-job-descriptions-the- foundation-of-human-resources [Accessed 7th Nov 2016].
SME Toolkit, n.d. Creating an Effective Job Description. [Online] Available at: http://www.smetoolkit. org/smetoolkit/en/content/en/8/ Creating-an-Effective-Job-Description [Accessed 7th Nov 2016].